La communication par e-mail continue d’être un élément essentiel pour les particuliers et les entreprises. Cependant, il arrive parfois que même les messages les plus soigneusement rédigés disparaissent dans le dossier de spam, privant ainsi leurs destinataires d’informations importantes et d’opportunités précieuses. Bien que la lutte contre les filtres de spam puisse sembler être un jeu d’adresse en constante évolution, il existe des moyens de s’assurer que vos messages électroniques atteignent leur destination sans difficulté.

Mais alors commencons par le debut: c’est quoi un spam ? 
Un mail considéré comme spam est un courrier indésirable. Pour la plupart, ce sont des emails publicitaires qui sont envoyés en masse et qui sont aussi souvent répétitifs.
Vous vous êtes surement aussi posé la question: pourquoi mes mails vont dans les spams ? pourquoi mes mails n’arrivent pas à destination ?

Dans cet article, nous allons vous présenter dix techniques pratiques pour apprendre comment éviter les spams et que vos emails arrivent en toute sécurité dans la boîte de réception de vos destinataires. Que vous soyez un professionnel cherchant à atteindre ses clients ou désireux d’améliorer sa délivrabilité, ces conseils vous donneront les clés pour élever vos communications emailing au niveau supérieur. Découvrons ensemble comment maîtriser l’art de l’inbox et éviter que vos emails ne soient perdus dans le labyrinthe du spam.

#1 Utilisez une authentification SPF, DKIM et DMARC

L’utilisation d’une authentification SPF, DKIM et DMARC est une pratique essentielle pour renforcer la sécurité de vos emails et garantir leur délivrabilité. Chacun de ces protocoles joue un rôle spécifique dans la lutte contre le spam et dans la préservation de votre réputation en ligne en tant qu’expéditeur légitime.

Le SPF (Sender Policy Framework) agit comme un mécanisme d’autorisation en spécifiant les serveurs de messagerie autorisés à envoyer des emails au nom de votre domaine. Lorsqu’un serveur de messagerie reçoit un email prétendant provenir de votre domaine, il vérifie les enregistrements SPF pour s’assurer que l’adresse IP de l’expéditeur est autorisée à envoyer des messages en votre nom. Cela réduit considérablement les risques d’usurpation d’identité et de phishing, car les serveurs de messagerie peuvent facilement identifier les tentatives de faux emails.

De son côté, le DKIM (DomainKeys Identified Mail) ajoute une couche de vérification supplémentaire en signant numériquement chaque email sortant avec une clé cryptographique unique. Lorsque le serveur de messagerie du destinataire reçoit l’email, il peut vérifier la signature DKIM en comparant la clé publique avec la clé privée stockée dans les enregistrements DNS de votre domaine. Si la vérification échoue, le message peut être marqué comme potentiellement frauduleux, voire rejeté. Grâce à DKIM, vous prouvez que votre email provient bien de votre domaine et n’a pas été altéré en cours de route.

Enfin, le DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) définit ce que les serveurs de messagerie doivent faire avec les emails qui ne réussissent pas les vérifications SPF et DKIM. Vous pouvez choisir de les rejeter, les marquer comme spam ou encore les envoyer vers une adresse spécifique pour des rapports de conformité. En mettant en place une politique DMARC stricte, vous renforcez la confiance des fournisseurs de messagerie dans la légitimité de vos emails et augmentez vos chances d’éviter le filtrage en tant que spam.

#2 Évitez les mots sensibles au spam

Bien que les campagnes emailing soient un moyen efficace pour les entreprises de communiquer avec leur public cible, les filtres de spam peuvent souvent les entraver. Des systèmes sophistiqués ont été mis en place par les fournisseurs de messagerie pour filtrer les messages indésirables et protéger leurs utilisateurs contre les messages malveillants. L’utilisation de mots sensibles au spam dans les titres, les sujets et le contenu des messages est l’une des principales raisons pour lesquelles les emails finissent en spam.

Il est essentiel de rester vigilant et d’éviter les termes qui pourraient être perçus comme des tentatives d’arnaques ou de spam lorsque vous créez vos emails. Les expressions comme “gratuit”, “offre spéciale”, “promotion”, “gagner de l’argent rapidement”, “réduction”, “garantie à 100 %”, “exclusif” et autres mots similaires doivent être utilisés avec précaution. Même si ces termes peuvent sembler attrayants pour attirer l’attention des destinataires, ils risquent également d’activer les filtres anti-spam et de reléguer vos emails dans le dossier indésirable.

#3 Évitez les liens suspects ou raccourcis

Lorsque vous partagez des articles sur votre site web ou que vous envoyez des campagnes emailing, il est essentiel de prendre des précautions pour éviter les liens suspects ou les raccourcis d’URL. Les liens suspects peuvent conduire les utilisateurs vers des sites web malveillants, mettant ainsi leur sécurité en danger et compromettant votre réputation en tant qu’expéditeur fiable. De plus, les raccourcis d’URL peuvent sembler opaques et susciter la méfiance des destinataires, les dissuadant ainsi de cliquer sur vos liens. Afin de garantir la confiance et la sécurité des utilisateurs, il est crucial que tous les liens que vous partagez redirigent vers des sites légitimes et sécurisés. 

Assurez-vous d’utiliser des URLs complètes et de vous assurer que les liens sont distincts et décrits dans vos articles ou emails. Lorsque les destinataires cliqueront sur vos liens, cela leur indiquera exactement où ils seront dirigés. En utilisant cette méthode, vous protégez les utilisateurs contre les menaces potentielles et vous renforcez votre réputation d’expéditeur de confiance. Des liens transparents et sécurisés favorisent l’engagement des utilisateurs, la préservation de votre crédibilité et la maximisation de l’efficacité de vos communications en ligne.

#4 N’insérez pas trop d’images

Les filtres anti-spam et les fournisseurs de messagerie peuvent considérer l’utilisation excessive d’images dans un email comme spam. Bien que les images puissent rendre vos communications plus attrayantes, elles ne doivent pas être la principale composante de votre contenu. Les expéditeurs de spam utilisent fréquemment des emails remplis d’images pour dissimuler des messages malveillants ou du contenu indésirable. Par conséquent, les filtres de spam sont conçus pour inspecter attentivement les e-mails contenant beaucoup d’images. Lorsque le rapport texte-image est inégal, les chances d’être classé en spam augmentent considérablement. Pour éviter cela, équilibrez le texte et les images dans vos emails. Même si les images sont incluses, assurez-vous d’inclure suffisamment de texte pour que le contenu soit compréhensible.
En suivant cette approche, vous améliorerez la délivrabilité de vos emails, augmenterez leur pertinence et renforcerez votre crédibilité en tant qu’expéditeur légitime aux yeux des filtres anti-spam et de vos destinataires.

#5 Personnalisez vos emails

La personnalisation des emails est devenue une pratique essentielle pour éviter que vos messages ne finissent dans le spam. Avec l’augmentation constante du volume des courriels non sollicités et des techniques de filtrage de plus en plus avancées, il est crucial de se démarquer en tant qu’expéditeur légitime et d’établir des liens significatifs avec vos destinataires.

En personnalisant vos emails, vous démontrez que vous considérez chaque destinataire comme une personne unique, plutôt qu’un simple numéro dans une liste d’adresses. En incluant le nom du destinataire dans le corps de l’email ou dans le sujet, vous créez immédiatement une connexion personnelle. Les destinataires sont plus enclins à ouvrir et à lire un email qui s’adresse spécifiquement à eux, car ils se sentent valorisés et pris en compte.
Les filtres anti-spam examinent plusieurs facteurs pour déterminer la probabilité qu’un email soit du spam. Lorsque vous personnalisez vos messages, vous augmentez leur pertinence et leur légitimité. En raison du fait qu’ils sont souvent envoyés en masse à des listes d’adresses non vérifiées, les emails génériques et non personnalisés ont plus de chances d’être classés en spam. En personnalisant vos emails, vous réduisez les risques de blocage en montrant aux filtres de spam que vos messages sont ciblés et souhaités par le destinataire.

De plus, la personnalisation va au-delà du simple ajout du nom du destinataire. En utilisant des informations telles que les préférences, les achats passés ou les comportements d’interaction précédents, vous pouvez créer des messages plus ciblés et pertinents. Cela augmentera non seulement les chances que vos emails évitent le spam, mais également l’engagement du destinataire et les taux de conversion.
N’oubliez pas que personnaliser vos newsletters va vous permettre de réduire le taux de désinscription. 

#6 Évitez les pieces jointes volumineuses

Les pièces jointes volumineuses peuvent représenter un défi majeur lors de l’envoi d’emails et peuvent même déclencher des filtres de spam. Les filtres de spam sont conçus pour détecter les caractéristiques communes des emails indésirables, y compris la taille des pièces jointes. Lorsque vous envoyez des pièces jointes très volumineuses, cela peut être interprété comme une tentative de distribuer du contenu indésirable ou malveillant.

Les fournisseurs de messagerie imposent généralement des limites de taille pour les pièces jointes, car des fichiers trop volumineux peuvent surcharger leurs serveurs et entraîner une mauvaise expérience utilisateur. En conséquence, les emails contenant des pièces jointes dépassant ces limites peuvent être automatiquement marqués comme spam ou même bloqués.

Envisagez des alternatives telles que le partage de fichiers via des services de cloud ou en fournissant des liens de téléchargement direct dans vos emails pour éviter que vos emails finissent dans le spam en raison de pièces jointes volumineuses. De cette manière, vous pouvez faciliter l’accès à vos fichiers sans alourdir le contenu de votre e-mail.
En compressant les fichiers avant de les joindre à l’email, vous pouvez également réduire leur taille et ainsi augmenter les chances que vos messages parviennent à destination sans être marqués comme spam.

#7 Évitez trop de majuscules

Éviter d’utiliser des majuscules excessives dans un email est essentiel pour éviter que vos messages ne soient classés en spam. L’utilisation abusive de majuscules est souvent associée à des pratiques agressives ou trompeuses courantes dans les emails indésirables ou frauduleux. Les filtres de spam sont programmés pour détecter ces signaux d’alarme et peuvent considérer un email en majuscules comme suspect.

En outre, les majuscules excessives peuvent donner l’impression que vous criez ou que vous êtes trop insistant, ce qui peut dissuader les destinataires d’ouvrir votre email ou de considérer votre contenu sérieusement. Des emails en majuscules peuvent également être perçus comme peu professionnels et peuvent nuire à la crédibilité de votre marque ou de votre message.

Privilégiez une approche plus subtile en utilisant les majuscules uniquement lorsque cela est nécessaire pour mettre en évidence des mots clés ou des titres importants afin de vous assurer que vos emails atteignent la boîte de réception des destinataires et soient bien accueillis. En utilisant les polices de caractères et les tailles de texte appropriées, optez pour une mise en forme cohérente et équilibrée.

#8 Testez vos emails avec des outils anti-spam

Testez vos emails avec des outils anti-spam est une étape essentielle et judicieuse pour assurer le succès de vos campagnes de communication. Ces outils spécialisés permettent de simuler le comportement des filtres de spam utilisés par les fournisseurs de messagerie, vous donnant ainsi un aperçu précieux de la façon dont vos messages seront évalués avant d’être envoyés à votre public cible.

Avant même d’envoyer votre email, vous pouvez détecter et corriger les problèmes potentiels avec les outils anti-spam. Ces outils examinent différents aspects de votre message, y compris les mots sensibles au spam, la structure du contenu, la taille des pièces jointes et les en-têtes des e-mails. Ils fournissent ensuite des rapports détaillés sur les éléments problématiques qui pourraient provoquer les filtres de spam.

En effectuant des tests préalables avec des outils anti-spam, vous pouvez optimiser la délivrabilité emailing, augmentant ainsi les chances qu’ils atteignent la boîte de réception de vos destinataires plutôt que leur dossier de spam. Cela garantit également que vos messages conservent leur pertinence et leur professionnalisme, renforçant ainsi votre réputation en tant qu’expéditeur légitime.

#9 Respectez les règles de désinscription

Respecter les règles de désinscription dans les campagnes emailing est une pratique cruciale pour maintenir une communication éthique et efficace avec vos destinataires. Conformément aux réglementations en matière de protection des données et aux bonnes pratiques du marketing, il est impératif de permettre aux destinataires de se désabonner facilement et à tout moment.

Vous respectez le choix et la vie privée de vos destinataires en incluant un lien de désinscription clair et visible dans chaque email. Non seulement cela augmente la confiance envers votre marque, mais cela empêche également les gens de considérer vos e-mails comme du spam. Vous montrez que vous êtes un expéditeur légitime et soucieux de l’expérience de vos contacts en respectant les préférences des destinataires.
Ignorer les demandes de désinscription ou rendre difficile le processus de désabonnement peut entraîner des conséquences néfastes pour votre réputation et votre taux de délivrabilité. Les destinataires mécontents peuvent signaler vos emails comme spam, ce qui affecte non seulement votre capacité à atteindre votre public cible, mais peut également entraîner des sanctions auprès des fournisseurs de messagerie.

En plus d’offrir un processus simple de désabonnement, assurez-vous que toutes les demandes de désabonnement sont traitées rapidement et efficacement. Respecter les règles de désinscription est une preuve de professionnalisme et d’engagement à maintenir des relations respectueuses avec vos destinataires. En agissant de la sorte, vous optimisez l’efficacité de vos campagnes d’e-mailing, vous fidélisez votre audience et vous assurez que tous les contacts de votre liste d’envoi ont une expérience positive.

#10 Évitez l’envoi de contenu emailing inapproprié

Pour plusieurs raisons, dont la principale est d’éviter que vos messages ne soient classés en spam, il est préférable d’éviter d’envoyer du contenu inapproprié dans vos campagnes d’e-mailing. Les filtres de spam sont de plus en plus sophistiqués et peuvent trouver des mots, des images ou des phrases liés au contenu indésirable. Vos emails risquent d’être bloqués ou marqués comme spam si vous envoyez du contenu inapproprié, offensant ou illégal, ce qui nuira à votre réputation d’expéditeur légitime.

De plus, l’envoi de contenu inapproprié peut avoir des conséquences néfastes pour votre marque et votre image. Cela peut entraîner des réactions négatives de la part de vos destinataires, des désabonnements massifs et des plaintes de spam. Ces réactions peuvent non seulement diminuer votre taux de délivrabilité, mais également nuire à votre crédibilité et à votre relation avec votre public cible.
Il est important de veiller à ce que votre contenu respecte les normes éthiques, les lois et les politiques de chaque pays dans lequel vous opérez. Assurez-vous que votre contenu est pertinent, professionnel et adapté à votre public cible. Évitez les discours de haine, les contenus pornographiques, les messages trompeurs, les arnaques et tout autre contenu considéré comme offensant ou illégal.

En appliquant ces techniques, vous allez pouvoir améliorer la délivrabilité de vos emails, renforcer la confiance avec vos clients et aussi augmenter vos ventes.