Comment créer l’invitation ultime à un événement à l’aide de l’email marketing ?

Vous prévoyez un séminaire d’affaires, une foire du design, le lancement de votre nouveau produit ou l’ouverture d’un bistrot ? Un mariage en vue ?

Vous avez fixé la date, choisi l’endroit rêvé, trouvé les meilleurs intervenants, les sponsors, les créateurs qui présenteront leurs modèles, les célébrités qui porteront vos bijoux, ou les serveurs qui offriront vos mets (tout, selon le contexte prévu, bien entendu) mais le plus dur reste à faire : il vous faut du monde !

Comment diffuser la nouvelle parmi vos invités ? La poste ? Un peu désuet et pas très fiable…

Invitation

Afin de promouvoir votre événement et assurer la venue certaine de vos invités, il est vivement conseillé de créer un email d’invitation.

Comment créer un email d’invitation réellement efficace ?

1. La liste des invités

Réfléchissez bien qui sont les invités dont vous souhaitez la présence lors de cet événement. Ce n’est pas la peine de distribuer des invitations au monde entier, à moins qu’il ne s’agisse d’un événement géant et dans ce cas vous aurez tendance à avoir davantage recours aux panneaux publicitaires ou aux ballons dirigeables (bon d’accord, vous n’en êtes pas encore là !). Prenez le temps de penser à votre public cible – qui aimeriez-vous  voir et comment glaner, à partir de toute votre base de données, la liste de diffusion la plus précise et la plus pertinente pour cet événement. Plus vos choix seront méticuleux, moins vous verrez des demandes de désabonnement et, encore un atout, votre campagne sera plus claire et plus riche en informations.

2. Les détails à mentionner dans votre email – l’heure, l’endroit, le programme

Prenez soin d’inscrire les détails essentiels. Assurez-vous que ces mêmes détails – lieu, heure et but de l’événement qui constituent des éléments essentiels pour vos destinataires, soient clairs et évidents. Ils seront placés bien en vue sur le mail. Attention à ne pas lésiner sur le contenu non plus.

Pour convaincre vos invités de venir, donnez-leur une bonne raison pour ne pas manquer l’événement et dites-leur ce qui est prévu au programme. Ces détails doivent persuader vos invités, quels qu’ils soient, que votre invitation mérite leur participation.

3. Un sujet clair

Rédigez une ligne de sujet attrayante où vous mentionnez qu’il s’agit bien d’une invitation à un événement. Ce mail ne traite pas d’un produit que vous souhaitez promouvoir, ni d’une publicité ou d’un magazine hebdomadaire.  Soulignez le fait qu’il s’agit, en effet, d’une invitation à un événement et placez les détails importants – que nous avons déjà mentionnés – dans votre ligne de sujet.

4. Bouton d’appel à l’action – RSVP ou réservation de billets

Pour l’achat de billets ou pour une pré-inscription, n’oubliez pas de créer un gros bouton d’appel à l’action. Cette inscription pourra vous donner une idée quant au nombre éventuel de participants et constituera, en outre, pour vos invités, une sorte d’engagement de participation à l’événement après avoir confirmé leur intention de venir. Dans le lien vers lequel mène le bouton d’appel à l’action, il est bien de penser à ajouter une demande de notification au cas où vos invités doivent se désister ce qui renforcera leur engagement.

le texte du bouton d’appel à l’action de E-marketer se situe également dans la ligne de sujet :

emarketer email d'invitation

5. Prix d’entrée réduit

S’il y a un tarif d’entrée à votre événement, pensez à offrir à vos invités une réduction que vous mentionnerez dans votre email. Cela constitue une plus-value à l’égard de votre destinataires. Une réduction qui serait accordée en cas d’inscription préalable uniquement ou dans un délai fixé, pourrait motiver vos futurs invités à s’inscrire à l’avance ce qui vous permettrait également de connaitre le nombre minimum de participants.

6. Des mails automatisés en guise de rappel

Il est conseillé de créer une série d’autorépondeurs pour le mail d’invitation. Utilisez le même design que celui conçu pour votre événement et envoyez-le dans les deux semaines précédant l’événement et puis deux jours avant la date. Et, s’il s’agit d’un événementiel avec inscription, envoyez–le également deux jours avant la date limite d’inscription. L’usage de filtres avancés pour un envoi intelligent vous permet de programmer l’envoi de mails supplémentaires uniquement à ceux qui se sont inscrits ainsi qu’un mail de rappel qui créera également un buzz anticipé.

En tous cas, n’hésitez pas à envoyer des mails de rappel – certains de vos invités, qui désirent assister à votre événement, ne prennent pas toujours note de la date et par conséquent, seront ravis de recevoir un rappel afin de ne pas manquer ce grand jour. Pour ceux qui hésitent, un mail de rappel un jour ou deux avant l’événement peut les convaincre de venir.

La Raw Art Gallery envoie ses emails à ses listes de diffusion une semaine avant le vernissage, puis un jour avant le grand jour et enfin une semaine avant la clôture.

Voici un exemple d’email d’invitation pour un vernissage de la Raw Art Gallery un jour avant l’ouverture :

La ligne du sujet : Signal to Noise – Opening tomorrow

Raw ArtRaw Art Gallery

En bref

Voici 6 points qui sont à prendre en considération lors de la création d’un email d’invitation à un événement

  • Une liste de diffusion appropriée
  • Les détails de l’événementiel : lieu, date, heure et programme
  • Une ligne de sujet claire
  • Une réduction – en cas de frais d’entrée
  • Un appel à l’action en cas d’inscription
  • Une série d’autorépondeurs pour rappeler régulièrement l’urgence de l’événement

Et vous voilà paré pour le grand jour !

On vous attend !

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