Organiser un événement professionnel présente de nombreux bénéfices pour votre entreprise : développer votre business, créer une relation privilégiée avec vos clients, aller à la rencontre de vos prospects, asseoir votre expertise sectorielle, valoriser votre image, etc.

Quel que soit l’objectif de votre événement, qu’il s’agisse d’une soirée de lancement d’un nouveau produit, d’une soirée d’entreprise, d’un séminaire, d’une conférence, d’un événement interne, le plus important est de communiquer efficacement, afin d’obtenir un grand nombre de participants.

Et quand je dis communiquer efficacement, j’entends communiquer auprès des bonnes personnes. Parce que vous pourriez inviter des personnes qui, au final, n’auraient aucun intérêt à venir à votre événement. Votre défi majeur est d’inviter les bonnes personnes, celles susceptibles d’être intéressées par votre événement d’entreprise, et donc de venir participer. Mais aussi celles que vous souhaiteriez voir participer.

Et l’email marketing est le canal idéal pour cibler les bonnes personnes et promouvoir votre événement ; vous verrez d’ailleurs qu’en utilisant le marketing automation et l’envoi de séquences d’emails automatisées, vous parviendrez à augmenter les conversions, et dans notre cas ici, le nombre de participations.

Découvrez tous nos conseils pour être certain de réussir votre email d’invitation à un événement professionnel, et garantir le succès de ce dernier.

1. Déterminez vos cibles et vos objectifs

Il est essentiel de définir clairement le public visé et les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre dans un email d’invitation professionnel afin de déterminer les cibles et les objectifs.

Tout d’abord, en fonction de l’objectif de votre événement, identifiez le groupe de personnes que vous souhaitez inviter. Cela pourrait inclure des clients potentiels, des partenaires commerciaux, des experts du secteur ou même des employés. Ensuite, avec cet email d’invitation, déterminez les objectifs que vous souhaitez atteindre, tels que générer des inscriptions, susciter l’intérêt pour votre marque ou promouvoir un produit ou un service particulier. Vous pouvez personnaliser votre message et adapter votre ton et votre contenu en fonction de votre public cible et de vos objectifs après avoir clarifié ces éléments.
En définissant clairement vos objectifs, vous pouvez également mesurer le succès de votre campagne d’invitation à travers des indicateurs clés de performance tels que le taux de conversion, le taux d’ouverture ou le nombre de réponses positives.

Pour commencer, vous devez définir quelles sont les personnes que vous ciblez. Pour chaque événement organisé, vous devez établir une liste de diffusion personnalisée. Vous n’allez pas inviter les mêmes personnes à un événement de lancement de produit qu’à une soirée d’entreprise. Logique !
Par exemple, si vous organisez une conférence sur les nouvelles tendances du marketing digital, votre public cible pourrait être des spécialistes du marketing, des entrepreneurs ou des responsables des ventes. En revanche, si votre événement concerne le lancement d’un nouveau produit, votre public cible pourrait être des clients existants ou des influenceurs de l’industrie.

C’est ici qu’intervient la segmentation. Vous pouvez cibler vos invités selon des caractéristiques démographiques comme l’âge, leur profession, leur lieu de vie, ou selon leurs centres d’intérêts, habitudes d’achats, etc.
En segmentant vos contacts, vous êtes certain d’inviter les bonnes personnes à chacun de vos événements professionnels, et de garantir son succès.

La performance d’une campagne d’emailing repose sur la pertinence de la liste de contacts. Et l’email d’invitation à un événement professionnel ne déroge pas à la règle. C’est en créant une liste d’envoi de qualité que vous pourrez espérer obtenir des taux de participation élevés.

Prenez donc le temps de réfléchir et de bien définir votre public cible : qui aimeriez-vous voir à cet événement ? Demandez-vous aussi : comment créer, à partir de ma base de données existante, une liste de diffusion propre, précise et pertinente pour cet événement.

2. Mentionnez les éléments clés de l’événement : dates, lieu, programme

Pour réussir votre email d’invitation à un événement professionnel, il vous faudra bien entendu communiquer sur le lieu, la date, et indiquer évidemment comment se rendre sur les lieux de l’événement. Vous pouvez par exemple ajouter l’événement à votre agenda, ajouter une intégration avec Waze pour que les participants n’aient qu’à cliquer sur le lien pour afficher l’itinéraire.
Simplifiez-leur les choses au maximum, et mettez tout en œuvre pour faciliter l’accès au lieu où se déroulera l’événement.

Ce sont des éléments indispensables à la promotion de votre événement, car si les potentiels participants ne savent pas où et quand se déroule l’événement auquel ils aimeraient assister, ils ne pourront pas donner leur réponse.

Aussi, veillez à mentionner clairement vos coordonnées afin que les participants puissent vous joindre facilement. Un numéro de téléphone, une adresse email. Indiquez aussi l’adresse de votre site internet. Sans oublier de mettre bien en évidence vos différents réseaux sociaux en ajoutant de larges boutons renvoyant vers vos divers comptes (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, etc.). Il est important de communiquer avant l’événement (J-10, J-5) sur ces plateformes pour créer le buzz autour de celui-ci.

N’oubliez pas de parler du programme dans les grandes lignes. Nul besoin de rentrer dans le détail, laissez un peu de suspense… Vous pouvez parler des intervenants, des influenceurs s’il y en a, afin d’attirer l’attention sur votre événement.

 

3. Soulignez les avantages et bénéfices pour les participants à l’événement

En présentant clairement les avantages et bénéfices de votre événement professionnel dans votre emailing d’invitation, vous attiserez la curiosité de vos invités et augmentez leur motivation à y assister.

En tant qu’organisateur, vous vous devez de présenter les sujets que vous allez aborder (le programme), et ce qu’ils apporteront aux participants.

De quoi s’agit-il ? D’un premier aperçu exclusif d’un produit qui sera bientôt lancé ? Est-ce que les participants vont apprendre de nouvelles stratégies commerciales à l’aide d’un webinar assuré par un influenceur du domaine ?

Donnez-leur quelques pistes, sans trop en dévoiler… mais suffisamment pour leur donner envie de participer.

4. Rédigez un objet d’email clair

Pour un email d’invitation événement réussi, sachez que la ligne d’objet a aussi toute son importance. Si l’objet de votre mail n’est pas bien rédigé, vous risquez d’obtenir un taux d’ouverture bas ; et qui dit taux d’ouverture moindre, dit automatiquement peu de participations.

Rédigez donc une accroche percutante, copywritée si possible, qui donnera envie d’ouvrir votre email.

Aussi, soyez le plus clair possible. Indiquez bien qu’il s’agit d’une invitation à un événement professionnel et évoquez le sujet. Vous pouvez écrire un objet d’email efficace et un peu plus original en jouant sur l’humour par exemple ou l’émotion, et en ne divulguant pas clairement le sujet abordé. Vous créerez un peu de mystère autour de cet événement et attiserez la curiosité de vos destinataires qui s’empresseront d’ouvrir votre email.

5. Créez un call-to-action percutant

La réussite de votre email d’invitation entreprise dépend aussi beaucoup de votre call-to-action ; est-il suffisamment incitatif pour donner envie de s’inscrire ? Trouvez donc un texte convaincant et persuasif, nous vous recommandons par exemple d’utiliser un verbe d’action comme “Réservez votre place”, “Inscrivez-vous maintenant”, cela rendra votre call-to-action plus incitatif et placez votre bouton d’appel à l’action au meilleur endroit.

Bien sûr, un call-to-action bien écrit et bien placé ne suffira pas à lui seul pour convaincre vos prospects ou clients de participer à votre événement, mais cela y contribue fortement. Au contraire, si tout est parfait, mais que votre incitation à l’action n’est pas assez convaincante, vous ne réussirez pas à persuader vos interlocuteurs de participer…

 

6. Soignez l’esthétisme de votre email d’invitation

Au-delà des mots choisis, vous devez créer un emailing attrayant visuellement, car l’esthétisme donnera irrémédiablement envie à vos destinataires de lire le contenu, et renverra par la même occasion une image de marque de qualité.

Travaillez donc bien l’aspect esthétique et le design de votre email, en veillant à ce qu’il soit épuré et en cohérence avec votre charte graphique.

Placez judicieusement le bouton call-to-action (appel à l’action) ; son emplacement est crucial pour augmenter le nombre d’inscriptions.

7. Humanisez l’expéditeur de l’emailing

En tant qu’organisateur d’événement, il est de bon ton d’indiquer le nom de l’expéditeur sur votre emailing, ainsi que dans l’objet. Par exemple, vous pouvez envoyer une invitation par mail au nom du dirigeant d’entreprise ou d’un responsable de service.

Aussi, pour donner l’impression que vous vous adressez personnellement à chaque invité, veillez à ajouter le nom du destinataire de l’emailing. De quoi capter leur attention et les persuader de participer à l’événement.

Ces deux techniques vous permettront d’humaniser votre emailing, de le rendre plus chaleureux et convivial, ce qui donne en principe de meilleurs taux d’ouverture et de clic.

8. Créez une landing page ou un site web dédié à votre événement

Pour créer un emailing attractif, il faut veiller à ne pas noyer le lecteur sous un flot d’informations indigestes. Vous devez aérer vos paragraphes au maximum.
N’hésitez donc pas à inciter vos invités à se rendre sur votre site web pour avoir un complément d’informations.

Pour cela deux options s’offrent à vous :

• vous pouvez créer un site web spécifique à l’occasion votre événement, avec un nom de domaine qui reprendra le nom celui-ci ;
• vous pouvez créer une landing page dédiée à votre événement.

Source

 

Prenons l’exemple de la société Segment qui organise l’événement Synapse. Tout d’abord, l’emailing est réussi d’un point de vue esthétique : sobriété, élégance, charte graphique respectée, tout y est. Notez aussi qu’il respecte bien tous nos conseils évoqués jusque-là.
Ils ont indiqué la date limite pour bénéficier d’un tarif avantageux, et un large call-to-action permet de profiter de l’offre. Les bénéfices sont bien mis en exergue dans la partie « What you’ll learn ».

Aussi, la société organisatrice n’oublie pas de présenter les intervenants et les partenaires de l’événement. Pour connaître tous les intervenants, les destinataires de l’emailing n’ont qu’à cliquer sur le bouton d’appel à l’action, et se voient redirigés vers le site web événementiel.

9. Suivi et rappel de l’événement

Pour une campagne d’emailing efficace qui répond à vos objectifs marketing, je vous invite à créer une séquence d’emails automatisée, en mettant en place un scénario, et à configurer des déclencheurs ou triggers marketing.

D’un point de vue graphique, veillez à ce que tous vos emailings arborent le même design ; conservez donc le même style graphique que pour le 1^er email d’invitation.

Grâce au marketing automation, vous pourrez suivre les personnes inscrites à votre événement et envoyer un mail de relance aux personnes qui ne se sont toujours pas inscrites. Cela vous permettra de vous consacrer pleinement à l’organisation et à la gestion de votre événement.

Plusieurs cas de figure :

• Pour ceux qui se sont inscrits à votre événement : envoyez-leur une confirmation d’inscription, puis un rappel par SMS 24h avant le début de votre événement. Surtout s’ils se sont inscrits depuis longtemps. Il ne faudrait pas qu’ils manquent votre événement. L’usage de filtres avancés pour un envoi intelligent vous permet de programmer l’envoi d’emails supplémentaires uniquement à ceux qui se sont inscrits, ainsi qu’un mail de rappel qui créera également un buzz anticipé.
• Pour ceux qui ne sont toujours pas inscrits : vous pouvez envoyer un emailing de rappel dans les deux semaines précédant l’événement, et puis un jour ou deux jours avant la date limite d’inscription, pour les convaincre de venir. Mais veillez à ne pas inonder leur boîte mail, cela risquerait de les faire fuir.

N’hésitez pas à envoyer des mails de rappel : il arrive que certains de vos invités, qui désirent assister à votre événement, oublient la date de celui-ci. Ils seront donc ravis de recevoir un rappel afin ne pas manquer ce grand jour (et de s’organiser !).

Et si vous parvenez à rédiger de très bons emailings d’invitation qui donnent irrémédiablement envie de participer, vous parviendrez à transformer ces événements professionnels en grandes réussites. Alors, suivez à la lettre nos conseils et vous aurez toutes les chances d’augmenter vos conversions et d’obtenir des taux élevés de participation.

 

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