12 conseils pour réussir l’email d’invitation à un événement professionnel

Organiser un événement professionnel présente de nombreux bénéfices pour votre entreprise : développer votre business, créer une relation privilégiée avec vos clients, aller à la rencontre de vos prospects, asseoir votre expertise sectorielle, valoriser votre image, etc.

Quel que soit l’objectif de votre événement, qu’il s’agisse d’une soirée de lancement d’un nouveau produit, d’une soirée d’entreprise, d’un séminaire, d’une conférence, d’un événement interne, le plus important est de communiquer efficacement, afin d’obtenir un grand nombre de participants.

Et quand je dis communiquer efficacement, j’entends communiquer auprès des bonnes personnes. Parce que vous pourriez inviter des personnes qui, au final, n’auraient aucun intérêt à venir à votre événement. Votre défi majeur est d’inviter les bonnes personnes, celles susceptibles d’être intéressées par votre événement d’entreprise, et donc de venir participer. Mais aussi celles que vous souhaiteriez voir participer.

Et l’email marketing est le canal idéal pour cibler les bonnes personnes et promouvoir votre événement ; vous verrez d’ailleurs qu’en utilisant le marketing automation et l’envoi de séquences d’emails automatisées, vous parviendrez à augmenter les conversions, et dans notre cas ici, le nombre de participations.

Découvrez tous nos conseils pour être certain de réussir votre email d’invitation à un événement professionnel, et garantir le succès de ce dernier.

1. Déterminez vos cibles

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Pour commencer, vous devez définir quelles sont les personnes que vous ciblez. Pour chaque événement organisé, vous devez établir une liste de diffusion personnalisée. Vous n’allez pas inviter les mêmes personnes à un événement de lancement de produit qu’à une soirée d’entreprise. Logique !

C’est ici qu’intervient la segmentation. Vous pouvez cibler vos invités selon des caractéristiques démographiques comme l’âge, leur profession, leur lieu de vie, ou selon leurs centres d’intérêts, habitudes d’achats, etc.

En segmentant vos contacts, vous êtes certain d’inviter les bonnes personnes à chacun de vos événements professionnels, et de garantir son succès.

La performance d’une campagne d’emailing repose sur la pertinence de la liste de contacts. Et l’email d’invitation à un événement professionnel ne déroge pas à la règle. C’est en créant une liste d’envoi de qualité que vous pourrez espérer obtenir des taux de participation élevés.

Prenez donc le temps de réfléchir et de bien définir votre public cible : qui aimeriez-vous voir à cet événement ? Demandez-vous aussi : comment créer, à partir de ma base de données existante, la liste de diffusion la plus précise et la plus pertinente pour cet événement.

2. Mentionnez les éléments clés de l’événement : dates, lieu, programme

Pour réussir votre email d’invitation à un événement professionnel, il vous faudra bien entendu communiquer sur le lieu, la date, et indiquer évidemment comment se rendre sur les lieux de l’événement.

Ce sont des éléments indispensables à la promotion de votre événement, car si les potentiels participants ne savent pas où et quand se déroule l’événement auquel ils aimeraient assister, ils ne pourront pas donner leur réponse.

Simplifiez-leur les choses au maximum, et mettez tout en œuvre pour faciliter l’accès au lieu où se déroulera l’événement.

Aussi, veillez à mentionner clairement vos coordonnées afin que les participants puissent vous joindre facilement. Un numéro de téléphone, une adresse email. Indiquez aussi l’adresse de votre site internet. Sans oublier de mettre bien en évidence vos différents réseaux sociaux en ajoutant de larges boutons renvoyant vers vos divers comptes (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, etc.). Il est important de communiquer avant l’événement (J-10, J-5) sur ces plateformes pour créer le buzz autour de celui-ci.

N’oubliez pas de parler du programme dans les grandes lignes. Nul besoin de rentrer dans le détail, laissez un peu de suspense… Vous pouvez parler des intervenants, des influenceurs s’il y en a, afin d’attirer l’attention sur votre événement.

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3. Soulignez les avantages/bénéfices pour les participants à l’événement

En présentant clairement les avantages et bénéfices de votre événement professionnel dans votre emailing d’invitation, vous attiserez la curiosité de vos invités et augmentez leur motivation à y assister.

En tant qu’organisateur, vous vous devez de présenter les sujets que vous allez aborder (le programme), et ce qu’ils apporteront aux participants.

De quoi s’agit-il ? D’un premier aperçu exclusif d’un produit qui sera bientôt lancé ? Est-ce que les participants vont apprendre de nouvelles stratégies commerciales à l’aide d’un webinar assuré par un influenceur du domaine ?

Donnez-leur quelques pistes, sans trop en dévoiler… mais suffisamment pour leur donner envie de participer.

4. Rédigez un objet d’email clair

Pour un email d’invitation réussi, sachez que la ligne d’objet a aussi toute son importance. Si l’objet de votre mail n’est pas bien rédigé, vous risquez d’obtenir un taux d’ouverture bas ; et qui dit taux d’ouverture moindre, dit automatiquement peu de participations.

Rédigez donc une accroche percutante, copywritée si possible, qui donnera envie d’ouvrir votre emailing.

Aussi, soyez le plus clair possible. Indiquez bien qu’il s’agit d’un événement professionnel et évoquez le sujet. Vous pouvez écrire un objet d’email un peu plus original en jouant sur l’humour par exemple ou l’émotion, et en ne divulguant pas clairement le sujet abordé. Vous créerez un peu de mystère autour de cet événement et attiserez la curiosité de vos destinataires qui s’empresseront d’ouvrir votre email.

5. Créez un call-to-action percutant

La réussite de votre email d’invitation à votre événement d’entreprise dépend aussi beaucoup de votre call-to-action ; est-il suffisamment incitatif pour donner envie de s’inscrire ? Trouvez donc un texte convaincant et persuasif, et placez votre bouton d’appel à l’action au meilleur endroit.

Si vous trouvez la bonne formulation, vos contacts s’empresseront de s’inscrire à votre événement. Nous vous recommandons par exemple d’utiliser un verbe d’action ; cela rendra votre call-to-action plus incitatif.

Bien sûr, un call-to-action bien écrit et bien placé ne suffira pas à lui seul pour convaincre vos prospects ou clients de participer à votre événement, mais cela y contribue fortement. Au contraire, si tout est parfait, mais que votre incitation à l’action n’est pas assez convaincante, vous ne réussirez pas à persuader vos interlocuteurs de participer…

6. Ajoutez une réduction pour les premiers inscrits

Si votre événement professionnel n’est pas gratuit, vous pouvez proposer aux premiers inscrits de bénéficier d’une réduction. Définissez une limite de temps ou une date limite d’inscription pour créer chez vos participants potentiels un sentiment d’urgence. Augmentez vos chances de conversion avec un call-to-action puissant et convaincant.

7. Soignez l’esthétisme de votre email d’invitation

Au-delà des mots choisis, vous devez créer un emailing attrayant visuellement, car l’esthétisme donnera irrémédiablement envie à vos destinataires de lire le contenu, et renverra par la même occasion une image de marque de qualité.

Travaillez donc bien l’aspect esthétique et le design de votre email, en veillant à ce qu’il soit épuré et en cohérence avec votre charte graphique.

Placez judicieusement le bouton call-to-action (appel à l’action) ; son emplacement est crucial pour augmenter le nombre d’inscriptions.

8. Intégrez une vidéo

Avez-vous déjà pensé à intégrer une vidéo pour créer de l’intérêt, attiser la curiosité, et donner envie de participer à votre événement d’entreprise ?

D’une part, votre emailing sera beaucoup plus interactif et plus dynamique. Vous interpellez vos interlocuteurs qui se sentent davantage concernés et curieux. Vous renforcez la proximité et donc la portée du message.

Misez sur un format court type teaser (pensez aussi à la taille de votre vidéo) qui va donner envie d’en savoir plus et de cliquer sur le fameux call-to-action. Présentez brièvement et de manière originale le programme de la soirée, ou de la journée, et pensez à cultiver le mystère…

Vous pouvez mettre en avant vos invités VIP, les entreprises présentes, ou les conférenciers. Tout dépendra du type d’événement que vous organisez, mais n’hésitez pas à créer une vidéo, cela peut vraiment faire la différence.

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9. Intégrez des avis et des témoignages

Pensez à inclure des témoignages d’anciens participants dans vos emails d’invitation ; rien de tel pour apporter la preuve que vos événements sont un succès. Cela donnera plus de crédibilité encore à votre événementiel et renforcera la confiance de vos cibles.

Pour ce faire, envoyez une enquête de satisfaction aux participants après chaque événement. Cela vous permettra aussi de voir les points et axes d’amélioration.

Récoltez leurs avis et rédigez des témoignages positifs et impactants, montrant leur satisfaction.

Intégrez ces témoignages dans votre emailing d’invitation. N’oubliez pas de mettre des photos des événements précédents avec les participants, pour montrer le succès qu’ils ont pu remporter. Une image a souvent bien plus d’impact qu’un texte.

Si votre événement a été relayé par la presse, n’hésitez pas à y ajouter les critiques à son sujet.

10. Humanisez l’expéditeur de l’emailing

En tant qu’organisateur d’événement, il est de bon ton d’indiquer le nom de l’expéditeur sur votre emailing, ainsi que dans l’objet. Par exemple, vous pouvez envoyer l’invitation au nom du dirigeant d’entreprise ou d’un responsable de service.

Aussi, pour donner l’impression que vous vous adressez personnellement à chaque invité, veillez à ajouter le nom du destinataire de l’emailing. De quoi capter leur attention et les persuader de participer à l’événement.

Ces deux techniques vous permettront d’humaniser votre emailing, de le rendre plus chaleureux et convivial, ce qui donne en principe de meilleurs taux d’ouverture et de clic.

11. Créez une landing page ou un site web dédié à votre événement

Pour créer un emailing attractif, il faut veiller à ne pas noyer le lecteur sous un flot d’informations indigestes. Vous devez aérer vos paragraphes au maximum.

N’hésitez donc pas à inciter vos invités à se rendre sur votre site web pour avoir un complément d’informations.

Pour cela deux options s’offrent à vous :

  • vous pouvez créer un site web spécifique à l’occasion votre événement, avec un nom de domaine qui reprendra le nom celui-ci ;
  • vous pouvez préparer une landing page dédiée à votre événement.

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Prenons l’exemple de la société Segment qui organise l’événement Synapse. Tout d’abord, l’emailing est réussi d’un point de vue esthétique : sobriété, élégance, charte graphique respectée, tout y est.

Notez aussi qu’il respecte bien tous nos conseils évoqués jusque-là.

Ils ont indiqué la date limite pour bénéficier d’un tarif avantageux, et un large call-to-action permet de profiter de l’offre.

Les bénéfices sont bien mis en exergue dans la partie « What you’ll learn ».

Aussi, la société organisatrice n’oublie pas de présenter les intervenants et les partenaires de l’événement. Pour connaître tous les intervenants, les destinataires de l’emailing n’ont qu’à cliquer sur le bouton d’appel à l’action, et se voient redirigés vers le site web événementiel.

12. Créez une séquence d’emails automatisée

Pour une campagne d’emailing efficace qui répond à vos objectifs marketing, je vous invite à créer une séquence d’emails automatisée, en mettant en place un scénario, et à configurer des déclencheurs ou triggers marketing.

D’un point de vue graphique, veillez à ce que tous vos emailings arborent le même design ; conservez donc le même style graphique que pour le 1er email d’invitation.

Grâce au marketing automation, vos emails seront envoyés automatiquement aux bonnes personnes, et au moment défini, ou après une action de votre destinataire. Cela vous permettra de vous consacrer pleinement à l’organisation et à la gestion de votre événement.

Plusieurs cas de figure :

  • Pour ceux qui se sont inscrits à votre événement : envoyez-leur une confirmation d’inscription, puis un rappel par SMS 24h avant le début de votre événement. Surtout s’ils se sont inscrits depuis longtemps. Il ne faudrait pas qu’ils manquent votre événement. L’usage de filtres avancés pour un envoi intelligent vous permet de programmer l’envoi d’emails supplémentaires uniquement à ceux qui se sont inscrits, ainsi qu’un mail de rappel qui créera également un buzz anticipé.
  • Pour ceux qui ne sont toujours pas inscrits : vous pouvez envoyer un emailing de rappel dans les deux semaines précédant l’événement, et puis un jour ou deux jours avant la date limite d’inscription, pour les convaincre de venir. Mais veillez à ne pas inonder leur boîte mail, cela risquerait de les faire fuir.

N’hésitez pas à envoyer des mails de rappel : il arrive que certains de vos invités, qui désirent assister à votre événement, oublient la date de celui-ci. Ils seront donc ravis de recevoir un rappel afin ne pas manquer ce grand jour (et de s’organiser !).

Vous pouvez également intégrer dans vos emails un call-to-action qui propose l’ajout de l’événement à leur calendrier : une bonne manière pour vos contacts de le noter facilement.

Attention, utiliser tous les éléments mentionnés ci-dessus peut être contre-productif. Il vous suffit simplement de choisir ceux qui fonctionneront le mieux pour votre événement.

 

Organiser un événement networking est pour vous une opportunité formidable de promouvoir vos produits et services, de créer ou de renforcer vos relations commerciales, de trouver de nouveaux clients…

Et si vous parvenez à rédiger de très bons emailings d’invitation qui donnent irrémédiablement envie de participer, vous parviendrez à transformer ces événements professionnels en grandes réussites. Alors, suivez à la lettre nos conseils et vous aurez toutes les chances d’augmenter vos conversions et d’obtenir des taux élevés de participation.

 

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